Bibliotheek

Binnen de bibliotheekmodule kan je een aantal zaken vinden. Deze staan hieronder weergegeven.

5.1 Bibliotheekvragen

Bibliotheekvragen zijn om een aantal zaken handig om te gebruiken:

Enerzijds is het handig als je vaak dezelfde vragen gebruikt in een onderzoek. Denk bijvoorbeeld aan een algemeen rapportcijfer, een NPS-vraag of achtergrondvragen zoals geslacht, leeftijd, etc. Als je zulke vragen één keer aanmaakt in de bibliotheek, kun je ze daarna eenvoudig in andere onderzoeken importeren. Dat scheelt veel werk én je weet zeker dat je de vragen steeds op precies dezelfde manier stelt.

Anderzijds is het relevant als je bijvoorbeeld een managementdashboard gebruikt. Je kunt dan dezelfde vraag gebruiken in verschillende onderzoeken en deze koppelen in het dashboard. Stel dat je een monitor hebt waarin je elk jaar dezelfde vragen stelt – dan kun je mooie trendlijnen tonen.

Klik op Bibliotheekvragen. Je kunt nu kiezen om een categorie of een vraag toe te voegen.

Als je meerdere vragen wilt toevoegen die bij elkaar horen – zoals profielvragen (leeftijd, geslacht, woonplaats, regio, etc.) – dan is het handig om eerst een categorie aan te maken, bijvoorbeeld ‘Profiel’. Daarna maak je de bijbehorende vragen aan en voeg je ze toe aan die categorie. Zie de afbeelding hieronder.

5.2 Metatags

Je kunt voor onderzoeken metatags gebruiken. Metatags geven je de mogelijkheid om achter de schermen variabelen toe te kennen aan een vragenlijst. Alle respondenten krijgen dan automatisch die waarde mee.

Voorbeelden van metatags zijn: locatie, afdeling, productgroep of specialisme. Deze variabelen kun je vervolgens gebruiken in dashboards of rapportages om uitsplitsingen te maken, vergelijkingen te doen of om op te filteren.

Er zijn twee soorten metatags:

Een metatag die je aan een hele vragenlijst toekent.
Een metatag die gebaseerd is op een vraag in de vragenlijst.

5.2.1 Aanmaken metatag
Wanneer je op ‘metatag toevoegen’ klikt, krijg je het volgende scherm:

Naam: Geef hier de naam van de metatag op, bijvoorbeeld ‘specialisme newcom’.

Toelichting: Geef een korte uitleg zodat anderen begrijpen waar deze metatag voor bedoeld is, bijvoorbeeld ‘specialisme op hoofdniveau bij Newcom’.

Vraag: Als je de metatag in de vorm van een vraag in de vragenlijst gebruikt, kun je hier een vraag koppelen. Laat dit veld anders leeg.

5.2.2 Aanmaken waarden metatag
Als je de metatag hebt aangemaakt, moet je er waarden aan toekennen. In het onderstaande voorbeeld zijn dat: onderzoeker, sales, scrummaster en productowner. Deze waarden kun je vervolgens koppelen aan specifieke vragenlijsten.

5.2.3 Toepassen metatag

Nadat je de metatag én de bijbehorende waarden hebt aangemaakt, kun je ze gaan gebruiken.
Ga naar een specifieke vragenlijst en klik rechtsboven op de drie bolletjes.

Kies ‘metatag toekennen’. Je komt dan op een nieuw scherm. Klik op ‘add metatag’, doorloop het menu en kies de waarde die van toepassing is op deze vragenlijst – bijvoorbeeld onderzoeker binnen Newcom.

Als je dit instelt, kun je later in het dashboard – waarin je met meerdere vragenlijsten werkt – een filter maken op basis van deze metatag.

5.2.4 Metatag op basis van een vraag

Je kunt er ook voor kiezen om een metatag op te nemen als vraag in de vragenlijst. Denk aan een situatie met bijvoorbeeld ziekenhuizen met verschillende locaties. Je voegt dan een enkelkeuzevraag toe aan de vragenlijst, zoals: ‘Wat is je specialisme?’

Let op: als je de metatag op deze manier gebruikt, moet je wél de vraagstelling koppelen aan een eerder aangemaakte metatag (zie afbeelding 55).

Klik opnieuw op de drie bolletjes en kies ‘vraag op basis van metatag toevoegen’.

Kies de gewenste metatag en klik op ‘toevoegen’.

Er wordt nu automatisch een vraag toegevoegd aan de vragenlijst die dient als metatag. Ook hiermee kun je later in het dashboard filteren en uitsplitsen.

Je kunt eenvoudig zien of een metatag aan een vraag is toegekend: er verschijnt een klein MT-logo achter de vraag (bijvoorbeeld onder vraag 2).

5.3 Emailtemplates

Onder E-mailtemplates kun je e-mailsjablonen aanmaken en terugvinden. Als je hier een template maakt, kun je die daarna gebruiken bij het versturen van uitnodigingen. Als je uitnodiging vaak dezelfde inhoud heeft, is het handig om hiervoor een template te gebruiken.

We raden je aan om de opmaak van de e-mail te regelen via stylesheets (zie hoofdstuk 5.5.3). Dat is handig, omdat je daarmee het uiterlijk van de e-mail bepaalt, terwijl je bij E-mailtemplates alleen de inhoud hoeft in te vullen. Dit is vooral nuttig als je per onderzoek andere inhoud wilt versturen, maar wel met een consistent uiterlijk.

Je kunt meerdere E-mailtemplates maken die gebruikmaken van hetzelfde e-mailstylesheet.

Wanneer je op ‘template toevoegen’ klikt, kom je in een nieuw scherm terecht. Hier kun je de inhoud van de e-mail zelf invullen. Vergeet niet om de uitnodiging een duidelijke naam te geven, zodat je deze later makkelijk terug kunt vinden.

Zoals eerder genoemd, maak je de opmaak eenvoudig via een stylesheet. Hoe je dat doet, lees je in hoofdstuk 5.5.3. Zodra je een stylesheet hebt aangemaakt volgens die stappen, kun je dit selecteren bij het aanmaken van de e-mailtemplate (zie onderstaande afbeelding).

Voor visuele uitleg en tips omtrent het maken van E-mail-stylesheets en E-mailtemplates hebben we ook deze video gemaakt.

5.4 Kleurenset

Voor je rapportages en dashboards kun je gebruik maken van een eigen kleurenset. Deze stel je centraal in via Bibliotheek > Kleurenset.

Standaard is hier de kleurenset van Exploratio ingesteld (zie afbeelding hieronder), maar je kunt deze eenvoudig aanpassen naar je eigen huisstijl of voorkeur.

Je kiest een naam en past de kleuren aan zoals je wilt. Standaard staan de Exploratio-kleuren ingesteld.
Als je klaar bent, sla je de kleurenset op. Daarna kun je deze eenvoudig selecteren in een rapportage of dashboard.

5.5 Stylesheets

Je kunt je eigen stylesheets aanmaken om het uiterlijk van enquêtes, rapportages, e-mails en dashboards volledig aan te passen aan je huisstijl. Denk hierbij aan kleuren, logo’s en lettertypes. Het is mogelijk om meerdere stylesheets aan te maken, bijvoorbeeld per onderzoek of per afdeling, maar je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om één standaard stylesheet te gebruiken.

5.5.1 Stylesheets enquêtes

Ga naar Bibliotheek > Stylesheets, klik op ‘stylesheet invoegen’ en kies voor ‘enquête’. Geef je stylesheet een duidelijke naam.
In het venster dat verschijnt kun je:

Het lettertype en de grootte aanpassen;
Je huisstijlkleuren instellen;
Een logo en/of achtergrondafbeelding toevoegen.

Klik op opslaan om je stylesheet te bewaren.

In onderstaande video leggen we de stappen voor een enquête-stylesheet uit:

5.5.2 Stylesheet rapportage

Volg dezelfde stappen, maar kies nu bij ‘stylesheet invoegen’ voor ‘rapportage’.
In dit scherm kun je onder het kopje ‘Hoofd’:

De primaire kleur instellen (bijvoorbeeld oranje in het voorbeeld);
Het lettertype, de tekstgrootte en letterkleur aanpassen.

Onder het kopje ‘Hoofd’ bepaal je de primaire kleur (op onderstaande afbeelding het oranje gedeelte) binnen het rapport, het lettertype en grootte en de kleur van de letters in het rapport.
Bij ‘Voorpagina’ kies je een kleur of afbeelding voor de achtergrond (op onderstaande afbeelding het grote blauwe vak achter het Exploratio logo), het logo en een afbeelding voor de voorpagina.
Onder ‘Voorpagina titels’ verander je de stijl van de witte teksten uit onderstaande afbeelding.
Bij ‘Info pagina’s’ is het mogelijk om de paginanummers en de titel van het document onderaan pagina’s in het rapport een kleur mee te geven.

Deze stappen komen ook terug in onderstaande video:

5.5.3 Stylesheets E-Mail

Om zelf een E-Mail stylesheet aan te maken ga je naar de Bibliotheek en vervolgens naar stylesheets. Hier kies je voor ‘stylesheet invoegen’ en vervolgens voor ‘E-Mail’ en geef je dit stylesheet een naam. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm. Belangrijk is om te onthouden dat dit om het uiterlijk van E-Mails gaat, de inhoud van een E-Mail bepaal je bij ‘E-Mailtemplates’ in hoofdstuk 5.3.

Bij ‘Globaal’ is het mogelijk om een achtergrond kleur in te stellen. Dit bevat de witte balken naast de zwarte lijst op bovenstaande afbeelding. Ook kunt je de breedte aanpassen, hou er rekening mee dat hierbij de achtergrond kan verdwijnen als je de breedte inhoud breder zet. Verder kan je hier de lettertypes, kleuren en grootte aanpassen. Ook is het mogelijk om de zwarte lijst smaller of breder te maken, of helemaal weg te halen. Ook deze kleur kan je aanpassen.
Onder ‘Header’ kan je jouw eigen logo toevoegen en de achtergrond van dit logo aanpassen.
Bij ‘Body’ bepaal je het uiterlijk van het tekstgedeelte van de E-Mail. Hierin is het mogelijk om de achtergrond kleur aan te passen (kan dus ook verschillen van de achtergrond bij ‘Header’), de uitlijning van de tekst en de kleur van de oranje rand in bovenstaande afbeelding.
Tenslotte kan je bij ‘Footer’ het onderste gedeelte van de E-Mail aanpassen. Ook hier is het mogelijk om dezelfde kleuren als bij de eerdere punten aan te houden, of dit anders te doen.

Voor het maken van een E-mail-stylesheet en vervolgens een template hebben wij ook onderstaande video gemaakt.

5.5.4 Stylesheets Dashboard

Om zelf een dashboard stylesheet aan te maken ga je naar de Bibliotheek en vervolgens naar stylesheets. Hier kies je voor ‘stylesheet toevoegen’ en vervolgens voor ‘dashboard’ en geef je dit stylesheet een naam. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm.

Via de volgende 4 hoofstukken die je rechts in bovenstaande afbeelding ziet, kom je tot een eigen dashboard stylesheet.

Bij ‘Hoofd’ is het mogelijk om een achtergrond kleur te kiezen. Dit bepaalt de kleur van het dashboard waar geen grafieken in staan. Dit is de oranje kleur in bovenstaande afbeelding.
Bij ‘Header’ bepaal je hoe de bovenkant van het dashboard vormgegeven wordt. Hier is het mogelijk een achtergrond kleur te kiezen, de blauwe kleur achter ‘Test dashboard’ in bovenstaande afbeelding. Hier is het ook mogelijk een logo te plaatsen, een rand te plaatsen onder de header en de kleuren van de titel en het filter-icoon aan te passen.
Bij ‘Navigation’ bepaal je de kleuren tussen de grafieken en de header in. Hier is het mogelijk om zowel de achtergrond kleur aan te passen, als de kleuren van de blokjes die de pagina’s van het dashboard weergeven. Deze zijn in bovenstaande afbeelding dus ingesteld op grijs, oranje en blauw. Al deze kleuren zijn naar wens aan te passen.
Ten slotte is het bij ‘Chart block’ mogelijk om de ruimte om de grafieken aan te passen. In de afbeelding hebben wij dit gedaan door een blauwe rand toe te voegen die zichtbaar is binnen de oranje achtergrond die we bij ‘Hoofd’ hebben gekozen. Om dit te doen stel je bij ‘Chart block’ een ‘border size’ en ‘border color’ in.

Wanneer jouw stylesheet naar wens is, kan je deze opslaan. Voortaan kan je dit stylesheet selecteren bij het aanmaken van een nieuw dashboard. Deze stappen vind je in hoofdstuk 1 van deze handleiding.

5.6 Respondentlijsten

In deze module vind je al je respondentbestanden terug die je hebt gebruikt bij je onderzoeken.

Je kunt ook voorafgaand aan de afname alvast een nieuw bestand aanmaken of een bestand uploaden. Dit is handig als je later bij de afname een selectie moet maken. In dat geval kies je niet voor ‘bestand uploaden’, maar voor ‘gebruik een bestaande lijst’.

In dit overzicht kun je in al je lijsten extra respondenten toevoegen (importeren) of een lijst met respondenten exporteren.

Zo kun je eenvoudig je bestaande lijsten uitbreiden of gegevens gebruiken in andere toepassingen.

5.7 Kenmerken

Als je hier een kenmerk aanmaakt, kun je dit later koppelen aan een vraag in een vragenlijst, of zelfs aan meerdere vragenlijsten. Dat is handig, omdat je met kenmerken filters kunt maken en uitsplitsingen kunt doen in je rapportage en/of dashboard.

Het enige wat je hier hoeft te doen, is de naam van het kenmerk aanmaken.

Klik op ‘kenmerk toevoegen’. Geef een naam op. In dit voorbeeld ‘#demoleeftijd’.
Vervolgens staat deze naam nu in het venster hieronder erbij.

Ga nu naar jouw vragenlijst en koppel het kenmerk met een vraag uit de vragenlijst.

Koppel nu een vraag (links) leeftijd aan het kenmerk (rechts) #demoleeftijd.

Nu heb je de leeftijdsvraag gekoppeld aan het kenmerk. Als je in meerdere vragenlijsten de leeftijdsvraag op dezelfde manier stelt en koppelt aan hetzelfde kenmerk, dan kun je dit in bijvoorbeeld een dashboard eenvoudig gebruiken als filter of voor uitsplitsingen.

5.8 Panels

Binnen deze module kun je je klantpanel terugvinden. Als je klikt op je panel, dan verschijnen er diverse opties en informatie.

5.8.1 Hoofdnavigatie:

Geavanceerd > Signup pagina
Hier vind je de wervingspagina. Hier kunnen potentiële panelleden zich aanmelden voor jouw panel. De teksten op deze pagina kun je volledig zelf bepalen. Als je de pagina graag in een bepaalde huisstijl wilt (zoals in het voorbeeld hieronder), dan kan Newcom je hierbij ondersteunen.

Wat vaststaat, zijn de gegevens die worden gevraagd: geslacht, naam en e-mailadres. Deze informatie is nodig om mensen gericht uit te kunnen nodigen voor de instapvragenlijst.

Je kunt de signup-pagina bijvoorbeeld op je eigen website plaatsen om zo panelleden te werven.

Instapvragenlijst
Nadat iemand zich heeft aangemeld via de signup-pagina, krijgt diegene automatisch een uitnodiging om nog een paar aanvullende vragen te beantwoorden. Dit is de instapvragenlijst.

Deze korte vragenlijst (5 tot maximaal 10 vragen) stel je op om alvast de belangrijkste profielkenmerken te verzamelen, zoals leeftijd, geslacht, woonplaats of opleiding. Daarmee kun je bij toekomstig onderzoek gericht selecteren.
Bijvoorbeeld: je vraagt naar leeftijd, zodat je later eenvoudig alleen panelleden van 40 jaar en ouder kunt uitnodigen.

Belangrijk: houd de vragen in deze lijst objectief – dus geen meningen, maar feiten.

Als de deelnemer deze heeft ingevuld, is men definitief lid van jouw panel.

Instellingen wijzigen
Ga naar Instellingen wijzigen om bijvoorbeeld de naam van je panel of de toelichting aan te passen. Je kunt hier ook aangeven hoe vaak je mensen gemiddeld uitnodigt (panelbelasting).

Geavanceerd > Panel importeren
Via Geavanceerd > Panel importeren kun je een bestaande ledenlijst (CSV-bestand) uploaden. Handig als je al een panel had en deze wilt overzetten.

Geavanceerd > Panel exporteren
Bij Geavanceerd > Panel exporteren kun je een volledig overzicht downloaden van je panelleden, inclusief alle bijbehorende kenmerken.

Geavanceerd > Respondents management

Onder deze optie zie je een overzicht van alle panelleden.

Klik op het pennetje om de gegevens van een persoon te bekijken of aan te passen.
Klik op het poppetje om een panellid af te melden (deze ontvangt dan geen uitnodigingen meer).
Klik op het prullenbakje om een panellid volledig te verwijderen.

Bij het bewerken van een panellid kan je zelf nog gegevens aanpassen.

De gegevens die je hierboven ziet – zoals naam, e-mailadres en geslacht – zijn standaard zichtbaar, omdat deze rechtstreeks van de signup-pagina komen.
Andere gegevens, zoals leeftijd of woonplaats, komen uit de intakevragenlijst en zijn niet standaard zichtbaar.
Deze gegevens kun je zichtbaar maken door ze als kenmerk toe te voegen. Volg hiervoor onderstaande stappen:

Stap 1: Kenmerken aanmaken

Ga naar de Bibliotheek.
Klik op Kenmerken.
Voeg hier voor elke vraag uit je intakevragenlijst een nieuw kenmerk toe.
Geef het kenmerk een duidelijke naam die aansluit op het onderwerp van de vraag.
- Voorbeeld: als je in de intakevragenlijst naar leeftijd vraagt, geef je het kenmerk de naam ‘leeftijd’.

Herhaal dit voor alle intakevragen.

Stap 2: Kenmerken koppelen aan vragen

Ga naar je intakevragenlijst.
Klik rechtsboven op de drie puntjes (meer opties).
Klik onderaan op ‘Kenmerken koppelen’.
Koppel nu elk aangemaakt kenmerk aan de juiste vraag in de lijst.

Je komt nu in een scherm waarin je per vraag een kenmerk kunt toekennen.
De kenmerken die je hiervoor gebruikt, heb je zojuist aangemaakt.

Koppel per vraag het juiste kenmerk.
Ben je hiermee klaar, dan kun je teruggaan naar het respondent management. Daar zie je nu jouw kenmerken zichtbaar staan, met per panellid het ingevulde antwoord erbij.

Wil je een specifiek panellid opzoeken?
Ga dan bovenin het scherm naar het zoekveld in panel management.
Typ daar bijvoorbeeld een naam of een e-mailadres in, en je ziet direct de juiste persoon.

5.8.2 Overzicht panelgegevens
Naast de algemene instellingen kun je ook je belangrijkste panelstatistieken bijhouden. Dat doe je door zelf bepaalde vragen of kenmerken aan te maken.

Denk bijvoorbeeld aan intakekenmerken zoals leeftijd, provincie, en dergelijke. Zo krijg je direct inzicht of de samenstelling van je panel klopt.

Een eigen private panel heeft veel voordelen voor jou en je organisatie:

Op een snelle, (kosten)efficiënte en makkelijke manier kun je je doelgroep betrekken bij specifieke vraagstukken.
Je kunt steeds gerichter onderzoeken uitvoeren bij een specifieke subgroep.
Vanuit het panel start je ook eenvoudig kwalitatieve onderzoeken, zoals werving voor online focusgroepen.

Een paar voorbeelden waar je je panel voor kunt inzetten:

Continue monitoren om zo de ‘vinger aan de pols’ te houden bij jouw stakeholders (reismonitor, kwaliteitsmonitor, medewerkersbelevingsmonitor)
Maatonderzoek (campagnemeting, vertragingsonderzoek, serviceconcept, klantenservice feedback)
Werven voor verdiepend onderzoek (interviews, focusgroepen, usability testing)