Vragenlijst uitsturen

Doelgroep aan vragenlijst koppelen

Nu gaat u de gegevens van de respondenten bij uw vragenlijst toevoegen. Selecteer wederom uw vragenlijst via Home > Enquêtes.

Ga vervolgens naar Afname > Doelgroep. Klik dan rechts in het scherm op Panelselectie toevoegen.

Selecteer als bron, uw eigen, eerder toegevoegde lijst (in dit geval: ‘Proeflijst’) en voer een passende naam in.

U kunt verder nog een aantal selectiecriteria aangeven:

- Max: Hier kunt u een maximaal aantal respondenten uit de panelselectie aangeven. Als u 0 invult worden in principe alle respondenten meegenomen.

- Steekproef: Hier kunt u aangeven of u een aselecte steekproef wil trekken uit uw panelselectie. Als u dit niet wilt vult u een 0 in, als u dit wel wilt dan vult u het aantal van de steekproef in. Wilt u bijvoorbeeld een aselecte steekproef trekken van 300 uit 500 respondenten, dan vult u hier '300' in.

Druk op de knop Opslaan om uw selectie op te slaan, uw doelgroep is nu bij de vragenlijst toegevoegd.

figuur 51: Doelgroep aan vragenlijst koppelen

In de praktijk worden Enquêtes en Doelgroepen dikwijls verward.
Daarom hieronder een grafische weergave van de verhoudingen tussen Doelgroepen en Enquêtes.

figuur 52: Verhouding Doelgroepen en Enquêtes

Uitnodiging aanmaken

Om de vragenlijst uit te sturen, gaat u onder het tabblad Afname > Afname.

Hier heeft u aan de rechterkant van het scherm de mogelijkheid om een uitnodiging toe te voegen (zie afbeelding hieronder).

De rest van het scherm bevat een aantal grafieken. Wat deze grafieken precies betekenen kunt u hier lezen: 2.3 - Afname monitoren

figuur 53: Uitnodiging aanmaken

Als u klikt op 'Uitnodiging toevoegen' komt u in een scherm terecht waar u twee tabbladen heeft, een voor instellingen (Wanneer moet het worden verstuurd, welk email-adres wordt er gebruikt als afzender etc.) en een waar u de daadwerkelijke tekst van de email kunt aanpassen.

Binnen de tekst van de email kunt u variabelen opgeven zodat de e-mail gepersonaliseerd wordt.

Voorbeelden zijn:

“Beste %aanhef%” wordt: “Beste heer Jansen”. De Onderzoekstool vertaalt %aanhef% naar de daadwerkelijke aanhef van de respondent op basis van de eigenschappen voornaam, tussenvoegsel, achternaam en geslacht. Let er wel op dat de procenttekens aangesloten met de variabele (bijv. 'aanhef') moeten zijn, er mogen geen spaties tussen de procenttekens en de variabele staan. 

Een speciale variabele is %link%, dit is de plaats waar uw respondent de persoonlijke link voor de enquête te zien krijgt (zie afbeelding). Een andere speciale variabele is %uitschrijflink%, de plaats waar u deze variabele gebruikt komt een link te staan waar de respondent zich kan uitschrijven uit de Onderzoekstool. %uitschrijflink% is een optionele variabele.

Let op! Procenttekens (%) mogen nooit afzonderlijk in de e-mail tekst voorkomen. Als u bijvoorbeeld wilt schrijven '24% van de medewerkers...' moet dit veranderd worden in '24 procent van de medewerkers...'.

figuur 54: Uitnodiging bewerken

Als de uitnodiging is opgeslagen komt u wederom terecht in het overzicht van uitnodigingen. Hier ziet u uw net gemaakte uitnodiging staan met daarachter 4 icoontjes.

Werken met mailtemplates

U kunt er ook voor kiezen om met mailtemplates te werken. deze templates worden bewaard en kunnen worden hergebruikt. onder "Management", "Klant" ziet u in het menu rechts "Hulpmiddelen" de optie "Mailtemplates beheren".

Nu ziet u een overzicht van reeds gemaakte mailtemplates, klik bovenaan op de knop "Mailtemplate toevoegen". U kunt kiezen uit twee verschillende typen, uitnodiging en reminder. Geef een naam, onderwerp en tekst op en klik op opslaan. U kunt meerdere mailtemplates aanmaken die makkelijk te kiezen zijn aan de hand van de naam.

Om gebruik te kunnen maken van een mailtemplate gaat u naar "Afname", "Afname" en klikt u in het menu rechts op "uitnodiging toevoegen". Klik op tabblad "E-mailtekst" en daarna op "Mailtemplate toepassen". Er verschijnt een popup met een lijst van mailtemplates, selecteer de gewenste mailtemplate en klik op de button "Toepassen". Indien gewenst kunt u daarna nog de tekst en/of onderwerp aanpassen voor deze uitnodiging. Indien u klaar bent met het opmaken van de e-mailtekst kunt u klikken op "opslaan" om de uitnodiging/reminder op te slaan.

Mogelijke acties

figuur 55: Acties uitnodiging

De icoontjes betekenen (in volgorde): bewerken, voorbeeld, verwijderen en versturen.

Via bewerken kunt aanpassingen doen in de reeds aangemaakte uitnodiging.

Via voorbeeld kunt u bekijken hoe de uitnodiging er uit komt te zien wanneer deze gepersonaliseerd is op respondent. Zoals de uitnodiging er dan uit ziet wordt deze ook verstuurd naar de respondent.

Via verwijderen kunt u de reeds aangemaakte uitnodiging weer verwijderen

Via versturen kunt u de uitnodiging direct versturen naar de respondenten.

Uitnodiging versturen: Wachtrij

Het kan zijn dat er een wachtrij is voor het versturen van uitnodigingen. Onderzoekstool controleert automatisch voor u of er geen andere mailing staat gepland op het tijdstip dat u uw uitnodiging wilt verzenden. Als dat het geval is stelt Onderzoekstool zelf het eerstvolgende moment voor waarop uw uitnodiging wel kan worden verstuurd. Het kan voor uzelf handig zijn om te weten welke plekken nog meer vrij zijn voor het versturen van uw uitnodiging. Dit kunt u doen door in de wachtrij-agenda te kijken. 

In het overzicht van uitnodiging ziet u rechts een menu 'Afname', daar staat de optie 'Wachtrij bekijken'. Wanneer u daar op klikt kunt u precies zien wat de wachtrij is en kunt u gemakkelijk uw uitstuurmoment inplannen.

figuur 56: Menu 'Afname' uitnodiging

Herinneringen aanmaken en versturen 

Nadat u de uitnodigingen heeft verzonden en de eerste data binnenstroomt wilt u wellicht ook nog een herinnering versturen naar uw respondenten. 

Het verschil tussen een herinnering en een uitnodiging is dat bij een uitnodiging alle respondenten in de selectie worden gemaild, terwijl bij een herinnering alleen de respondenten worden gemaild die nog geen succesvol einde hebben bereikt. Dit zijn respondenten die of nog niet begonnen zijn aan de vragenlijst, of die hem nog niet volledig hebben afgerond.

Een herinnering maakt u aan door op de overzichtspagina van uitnodigingen te klikken op 'Uitnodiging toevoegen' (rechts in beeld).

figuur 57: Menu 'Afname' uitnodiging toevoegen

U komt dan wederom in hetzelfde scherm terecht als bij uw originele uitnodiging, alleen vult u nu bij type uitnodiging 'reminder' in. Verder is het aanmaken van een herinnering hetzelfde als het aanmaken van een uitnodiging.

TIP! In het afname overzicht kunt u verzonden uitnodigingen kopiëren door op de envelop te klikken. De gekopieerde uitnodiging wordt voor u automatisch omgezet in een reminder.

Uitnodiging per brief: Briefcodes

U kunt er ook voor kiezen om uw respondenten te benaderen per brief. In dat geval kunt u zelf een brief opstellen en daar een zogeheten briefcode invoegen. Deze briefcode is feitelijk een unieke link naar het onderzoek die de respondent kan invullen in de adresbalk van zijn of haar webbrowser. Zo komt de respondent direct terecht in de enquête.

Briefcodes kunt u verkrijgen via de overzichtspagina van uitnodigingen. Als u in het menu rechts kijkt ziet u onder 'Afname' de optie 'Briefcodes downloaden'.

figuur 58: Menu 'Afname' briefcodes downloaden

Als u hier op klikt komt u op de volgende pagina terecht:

figuur 59: Briefcodes downloaden (exporteren)

Vink de doelgroep aan waarvan u de briefcodes wil downloaden en klik op 'Exporteren'. Het bestand download zich nu als Excelbestand naar uw pc. In het Excelbestand ziet u een aantal kolommen met respondentgegevens die u kunt gebruiken voor het opstellen van de brief.

Let op! De briefcode is voor elke respondent uniek! Zorg er dus voor dat elke respondent zijn of haar bijbehorende, unieke code ontvangt.  

 

← Lijst met respondenten inlezen ↑ Vragenlijst uitsturen Afname monitoren →
  • Op een vrij eenvoudige manier kan ik vragenlijsten aanmaken en vervolgens digitaal uitzetten. De database is goed benaderbaar via een beveiligde link. Daarnaast zijn de rapportages ideaal, met 1 druk op de knop draai je deze uit, nadat je eenmalig hebt aangegeven hoe je de gegevens getoond wilt hebben (via grafieken of anderszins).

    Aukje van de Molengraft, kwaliteitscoördinator bij Revant

  • Deze online onderzoekstool is voor en door zorginstellingen ontwikkeld. Ze kunnen hiermee op een snelle en eenvoudige wijze zelf (patiënt)onderzoek uitvoeren en analyseren.

    Maud Huisman, marketingadviseur bij Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen

  • Voor ons is Exploratio een gebruiksvriendelijke tool om eenvoudig de ervaringen van onze patiënten in ons ziekenhuis te peilen. We zetten daar veel verschillende vragenlijsten voor in en rapporteren ook op verschillende manieren: alles kan met Exploratio!

    Saskia Derkx, adviseur patiëntbeleving van Noordwest Ziekenhuisgroep

  • De tool is makkelijk in te zetten voor zowel kleine als grotere en meer complexe onderzoeken. Ook kan ik andere collega’s snel uitleggen hoe het programma werkt. Zo wordt er door vele verschillende afdelingen in ons ziekenhuis gebruik gemaakt van de tool. Onderzoek onder patiënten, directe input voor artsen, 360 feedback door collega’s, medewerkertevredenheid, afstudeeronderzoeken, etc. Iedereen kan snel aan de slag met hun eigen resultaten, terwijl ik mij kan verdiepen op meer complexe statistische analyses voor uitgebreider advies aan de organisatie.

    Hajé Berns, Marketingadviseur bij Alrijne Zorggroep

  • Het is een professionele en gebruiksvriendelijke onderzoekstool, waarmee je eenvoudig rapportages kunt maken. Voor ons een goed instrument om diverse externe en interne klantonderzoeken uit te zetten en het luisteren naar patiënten handen en voeten te geven.

    Gerben Hart, Online Marketing- en communicatieadviseur bij Isala

  • Exploratio biedt Amphia de tools om in eigen beheer onderzoek te doen. Verschillende afdelingen en functies binnen het ziekenhuis doen dit vanuit hun eigen discipline. De tool geeft hen de mogelijkheid om zelf onderzoek op te zetten, eigen data te verzamelen, te rapporteren en te monitoren. Exploratio is compleet in (digitale) onderzoeksmogelijkheden en typen vraagstellingen, zonder af te doen aan de gebruiksvriendelijkheid.

    Frank Niemantsverdriet, Zorgmarketeer bij Amphia

Een selectie van onze klanten