Lijst van respondenten inlezen

E-mailbestand toevoegen

Om een doelgroep of steekproef uit te kunnen nodigen moeten we een MS Excel bestand inlezen en koppelen in de Onderzoekstool.nl.

Let op! Dit is alleen nodig als u heeft gekozen voor het enquêtetype 'internet_gesloten'. Als u heeft gekozen voor 'internet_open' hoeft u geen respondenten in te lezen en kunt u deze stap overslaan. Hier kunt u meer lezen over enquêtetypen: 1.1 - Nieuwe vragenlijst maken

Om doelgroep in te lezen heeft u een MS Excelbestand nodig waarin in de eerste regel de titel van de kolom wordt aangegeven en in de regels daaronder aaneengesloten per regel één respondent is toegevoegd.

In de kolommen plaatst u bijvoorbeeld:

‘geslacht’ - ‘voorletters’ - ‘tussenvoegsel’ - 'achternaam' - ‘email’ en eventueel andere variabelen die u in de analyse wilt gebruiken. Indien u de respondent niet persoonlijk wilt aanspreken, dan volstaat alleen het e-mailadres.

 figuur 43: Doelgroep in Excel bestand aanmaken

Het is vervolgens de bedoeling dat u dit Excel bestand opslaat als een CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken) bestand.

Let op! Gebruik voor de kolom geslacht de waarden m / v, gebruik niet de aanspreektitel.

Let op! Het lijstscheidingsteken dient een ; (puntkomma) te zijn (zoals standaard in Excel).

Let op! Indien speciale tekens in een veld voorkomen (zoals een puntkomma of een dubbele apostrof) wordt aangeraden om met de uitleg onder "data importeren" te controleren of uw CSV bestand correct opgeslagen is.

CSV-bestand inlezen

Om het Excel CSV-bestand met de gegevens van uw respondenten in te lezen in Onderzoekstool.nl gaat u allereerst naar: Management > Lijsten > Nieuwe lijst.

figuur 44: CSV-bestand inlezen

Als u geen nieuwe lijst wilt aanmaken omdat u al meerdere lijsten heeft, kunt u door middel van het zoekveld eenvoudig naar de juiste lijst navigeren. Typ simpelweg de naam en/of de beschrijving van de lijst en er zal automatisch een zoekresultaat verschijnen.

Als u wel een nieuwe lijst wilt aanmaken, klik dan op 'Nieuwe lijst'.

Vervolgens geeft u een naam aan de lijst (bijv. 'Proeflijst') en een passende beschrijving.

Met de knop 'Opslaan' wordt alles vanzelfsprekend opgeslagen.

figuur 45: Nieuwe lijst opslaan

Nu komt u automatisch terug in het scherm met al uw lijsten. Uw nieuwe lijst staat er nu ook tussen.

Onder de kolom Acties aan de rechterkant van de blauwe balk ziet u twee knoppen.

Het 'rode kruisje' is om de lijst te archiveren en onder het 'blauwe plus-teken' is een menu te vinden.

figuur 46: Actie knoppen voor respondenten lijst

Om nu respondenten aan de lijst toe te voegen drukt u op de blauwe plus, er verschijnt een uitschuif-menu.

De volgende acties kunnen in dit menu ondernomen worden:

figuur 47: Acties voor respondenten lijst

Exporteert alle respondenten naar een CSV-bestand.

Toont een overzicht van alle respondenten in de lijst.

Voeg één respondent handmatig toe.

Importeer respondenten d.m.v. een CSV-bestand.

Toon de bewerk-pagina voor deze lijst.

 

Hier selecteert u vervolgens 'respondenten importeren'.

figuur 48: selecteer 'respondenten importeren'.

Op de volgende pagina kunt u het CSV bestand uploaden met behulp van het upload-veld.

Druk op 'Verzenden' en het bestand word ingeladen.

Eigenschappen koppelen

Vervolgens koppelt u aan elke kolomnaam uit het CSV-bestand een eigenschap in het systeem. Bijvoorbeeld Voornaam → voornaam, Achternaam → achternaam, etc, zie hiervoor onderstaand figuur. Meer over eigenschappen vind u bij Geavanceerd data-beheer.

figuur 49: Eigenschappen koppelen


Let op! De kolom waarin de e-mailadressen staan moet ALTIJD gekoppeld worden aan de eigenschap 'email' van de basiskenmerken.

Klik op 'Koppelen'. Onderzoekstool.nl voert nu op de achtergrond het importeren uit, u zult een e-mail ontvangen wanneer het koppelen en importeren voltooid is.

Controle van de ingelezen lijst

Om te controleren of het CSV bestand succesvol is toegevoegd aan de bijbehorende lijst in Onderzoekstool.nl, gaat u naar Management > Lijsten en klikt u wederom onder het blauwe plus-teken horend bij uw lijst, op de knop 'Respondentenoverzicht'.

Door met de muiscursor te bewegen over de gegevens onder ‘Respondent #’ (zie onderstaande afbeelding) kunt u zien of de gegevens van uw respondenten op de juiste manier zijn ingeladen in de tool.

figuur 50: Controle van de ingelezen lijst

Nu u uw lijst gecontroleerd hebt en alles correct is ingeladen bent u gereed voor de volgende stap. Op dit punt is het belangrijk om te weten dat deze lijst een zelfstandig object is binnen Onderzoekstool. De lijst is wellicht met een bepaald doel ingeladen, maar is op dit moment nog niet verbonden aan een enquête. Dit betekent dat u de lijst voor meerdere enquêtes kunt gebruiken. 

← Stap 2 - Onderzoek uitvoeren ↑ Lijst van respondenten inlezen Vragenlijst uitsturen →
  • Op een vrij eenvoudige manier kan ik vragenlijsten aanmaken en vervolgens digitaal uitzetten. De database is goed benaderbaar via een beveiligde link. Daarnaast zijn de rapportages ideaal, met 1 druk op de knop draai je deze uit, nadat je eenmalig hebt aangegeven hoe je de gegevens getoond wilt hebben (via grafieken of anderszins).

    Aukje van de Molengraft, kwaliteitscoördinator bij Revant

  • Deze online onderzoekstool is voor en door zorginstellingen ontwikkeld. Ze kunnen hiermee op een snelle en eenvoudige wijze zelf (patiënt)onderzoek uitvoeren en analyseren.

    Maud Huisman, marketingadviseur bij Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen

  • Voor ons is Exploratio een gebruiksvriendelijke tool om eenvoudig de ervaringen van onze patiënten in ons ziekenhuis te peilen. We zetten daar veel verschillende vragenlijsten voor in en rapporteren ook op verschillende manieren: alles kan met Exploratio!

    Saskia Derkx, adviseur patiëntbeleving van Noordwest Ziekenhuisgroep

  • De tool is makkelijk in te zetten voor zowel kleine als grotere en meer complexe onderzoeken. Ook kan ik andere collega’s snel uitleggen hoe het programma werkt. Zo wordt er door vele verschillende afdelingen in ons ziekenhuis gebruik gemaakt van de tool. Onderzoek onder patiënten, directe input voor artsen, 360 feedback door collega’s, medewerkertevredenheid, afstudeeronderzoeken, etc. Iedereen kan snel aan de slag met hun eigen resultaten, terwijl ik mij kan verdiepen op meer complexe statistische analyses voor uitgebreider advies aan de organisatie.

    Hajé Berns, Marketingadviseur bij Alrijne Zorggroep

  • Het is een professionele en gebruiksvriendelijke onderzoekstool, waarmee je eenvoudig rapportages kunt maken. Voor ons een goed instrument om diverse externe en interne klantonderzoeken uit te zetten en het luisteren naar patiënten handen en voeten te geven.

    Gerben Hart, Online Marketing- en communicatieadviseur bij Isala

  • Exploratio biedt Amphia de tools om in eigen beheer onderzoek te doen. Verschillende afdelingen en functies binnen het ziekenhuis doen dit vanuit hun eigen discipline. De tool geeft hen de mogelijkheid om zelf onderzoek op te zetten, eigen data te verzamelen, te rapporteren en te monitoren. Exploratio is compleet in (digitale) onderzoeksmogelijkheden en typen vraagstellingen, zonder af te doen aan de gebruiksvriendelijkheid.

    Frank Niemantsverdriet, Zorgmarketeer bij Amphia

Een selectie van onze klanten